1.学院办公室职责范围

1、负责督办上级领导部门决定的事项。
2、围绕全院中心工作,根据院领导的指示和授权,综合协调行政各部门的工作关系及有关事宜,做好督办检查工作。负责督办学院领导批示的事项。    
3、负责督办《学院工作计划》;负责学院院长办公会议、院务会议、专题会议及有关专业会议的具体组织工作,编发会议纪要。
4、协调督办学院重要会议决定及其他重要决策的贯彻落实情况。负责各种督办事项的跟踪检查、反馈工作。
5、负责院长日常联络及情况反馈工作。
6、会同有关部门进行全院工作目标的制定、检查、考核工作。
7、处理学院日常事务,组织、协调学院重大事项和大型活动,开展对外联络,接待重要来宾。
8、负责院领导的秘书工作,协调安排院领导分管部门及联系基层工作,安排院领导会议、出行、接待等日常事务。
9、负责起草学院的重要文件和院领导的重要讲话。   
10、负责学院行政公文的处理工作,指导校内各单位的公文处理工作。
11、负责群众来信来访工作和网上"校长信箱"的管理,做好校内外、上下级的沟通协调。
12、负责全院信息的收集、汇总、上报和下发,编印有关资料、简报等。
14、协调并负责全院办公自动化系统的推进工作,负责校园网主页和学院办公室、党委办公室网页的管理、维护与更新等工作。
15、组织协调几个部门共同办理的综合性工作。
16、负责全校机要文件收发及保密工作。
17、负责学校情况、数据综合统计工作。
18、维护学校形象,负责学院校名、校旗、校徽、校章及学校声誉等无形资产的使用、管理工作。
19、负责学院行政印章和介绍信的管理和使用,院内单位公章刻制的审核工作。
20、协助学院领导组织处理需由学院行政直接处理的突发事件。
21、根据院领导的指示,组织专题调查研究,及时向院领导报告重要情况,协助处理各部门和各教学单位向学院行政反映的重要问题。
24、完成院领导交办的其他工作,负责处理上级领导交办的其他事项。

2.学院办公室主任岗位职责

在院长的领导下,负责院长办公室的全面工作,其主要职责是:
1、领导办公室工作人员,紧跟院长的工作步伐,高标准、严要求、快节奏、高质量地完成各项工作任务。
2、协助院长处理学校日常行政事务,听取反映,汇报情况,协调关系,督查各部门工作,当好学院领导的参谋和助手。
3、协助学院领导组织制定学院的长远发展规划和学院的年度工作计划,全面检查、督促、总结计划的执行情况。
4、负责起草全院性工作计划、决议、总结等文件;组织拟定全院性规章制度并督促实施;草拟、审核以学院名义上报、下发的文件、信函。
5、组织安排院级行政会议,做好记录,整理会议纪要,并检查督促会议的贯彻执行情况。
6、协助学院领导组织接待上级机关的检查,负责接待外来办事人员,安排住宿。
7、负责审核学院各部门财务报销凭证。
8、负责审核学院各部门公务用车申请单。
9、完成院长临时交办的工作。
10、学院办公室副主任协助主任处理日常工作。

3.秘书科岗位职责

在办公室主任的具体领导下,从事办公室文字方面的工作,具体岗位职责是:
1、负责起草学院各类行政文件(通知、计划、简报、总结、以及上报文件等)。
2、负责学院大事记的收集和编辑。
3、做好会议记录,起草会议纪要,整理相关会议资料。
4、负责对外宣传的文稿书写,参与学院院报的编辑工作。
5、协助办公室档案员做好文件的登记、上报、下发及收文、电传的登记、传阅、保管、立卷、归档。
6、做好领导交办的其它工作。

4.总务科岗位职责

1.负责编制学院财务预算,并负责核对预算执行情况;
2.负责学院后勤管理工作;
3.负责学院教代会(工会)日常工作;
4.负责学院公务接待相关物品筹备与保管。
5.负责学院大型活动所需要物品筹备。

5.宣传科岗位职责

1.负责学院宣传工作;
2.负责学院院报的编辑;
3.负责学院统战日常工作;
4.负责学院报刊订阅;
5.负责学院大型活动的摄影、摄像;
6.负责学院大型活动的横幅、欢迎牌等制作。

6.档案科岗位职责

在办公室主任的具体领导下,从事办公室行政及档案方面的工作,其岗位职责是:
1、鉴定、审核、保管学院的行政文书档案,并按规定及时地为各部门做好查档服务工作。
2、负责学院发行政文件的登记、上报、下发及收文、电传的登记、传阅、保管、立卷、归档。
3、负责全院性统计资料的汇总、上报及保管,保证各种统计资料准确及时。
4、负责全院的报刊订阅工作。 
5、保管学院办公印鉴、介绍信,严格按照规定使用。
6、做好领导交办的其他工作。

7.信息中心岗位职责

学院网站信息管理员主要工作是学院部门网站的设计、管理与维护。学院网站信息管理员应具有较强的协作和奉献精神,有开拓创新精神, 有清醒的政治头脑和较强的信息处理能力,熟悉国家的网络管理法规。其岗位职责细节如下:
1、负责本部门网站的制作、管理与维护。
2、根据学院工作整体安排和部门工作内容变化,随时更新网站内容。
3、严格按规定上传资料,检查部门上传资料的合法性,机密资料不予上传,并保证上传资料无病毒。
4、全校性通知的网上发布由学院办公室负责。
5、定期对校园网站进行数据备份,以免由于各种原因造成数据丢失。
6、新闻事件发生后24小时内上传相关资料。
7、每天早上9点前查看本部门网站,下午3点前再次查看一遍,发现问题及时修正。
8、对学院工作产生重要影响的信息,必须经过学院办公室审核后方可上传。
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